Opremanje zgrade arhivskog spremišta Državnog arhiva u Bjelovaru - ponovljeni postupak

Kratki opis

Predmet nabave je Opremanje novog arhivskog spremišta Državnog arhiva u Bjelovaru, sve sukladno Tehničkoj specifikaciji i Troškovniku koji su prilozi ove Dokumentacije o nabavi.
Nabava obuhvaća opremanje interijera te dobavu, ugradnju i puštanje u rad pokretnih arhivskih regala (prilagođenih postojećim tračnicama) te fiksnih arhivskih regala, uključujući radioničke nacrte i montažu.

Napomena:
Postojeće tračnice predstavljaju tehnički okvir prostora te je ponuditelj dužan ponuditi sustav pokretnih regala koji je kompatibilan s postojećim tračnicama, odnosno prilagoditi konstrukciju kolica i pogonskog sustava zatečenom razmaku i položaju tračnica. Sukladno dokumentaciji o nabavi, ponuditelji su upućeni i slobodni izvršiti obilazak prostora i upoznati se sa zatečenim stanjem, uključujući razmak i položaj postojećih tračnica, kako bi mogli ponuditi sustav pokretnih arhivskih regala koji je kompatibilan s postojećim stanjem u prostoru.

Dodatne informacije

U cilju stvaranje uvjeta za očuvanje gradiva u elektroničkom obliku Ministarstvo kulture i medija identificiran je kao nositelj provedbe investicije „Unaprjeđenje digitalne infrastrukture i usluga javnog sektora razvojem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i jačanjem nacionalne mreže arhiva“ (dalje: Investicija) u okviru Nacionalnog plana oporavka i otpornosti Republike Hrvatske (dalje: NPOO) unutar komponente C.2. Javna uprava, pravosuđe i državna imovina te podkomponente C.2.2. Daljnje unaprjeđenje učinkovitosti javne uprave.
Prioritetno područje investicije je digitalizacija arhivskog gradiva pravosudnih tijela, bez obzira na vrstu tijela i dokumentacije. Razvoj nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i potrebnih kapaciteta za pohranu digitaliziranog gradiva uz osiguranje odgovarajuće opreme za digitalizaciju te jačanje ljudskih kapaciteta preduvjeti su svrhovite digitalizacije gradiva pravosudnih tijela koja bi uključivala: pripremu gradiva (sređivanje, odabiranje i izlučivanje gradiva); pripremu metapodataka; snimanje odabranog gradiva; obradu snimaka; validaciju snimaka; prijenos i pohranu snimaka. Pravosudna tijela bi se oslobodila gradiva na papiru kojemu su protekli rokovi čuvanja, a ono gradivo koje ima trajnu vrijednost predalo bi se, sukladno zakonskim odredbama, u nadležne državne arhive. Proporcionalno smanjivanju količine gradiva na papiru u pravosudnim tijelima smanjit će se i potreba za digitalizacijom sve do potpunog prelaska na e poslovanje. U konačnici, osigurat će se kompatibilnost sustava, pristup i automatsko pobiranje budućeg izvorno digitalnog gradiva od strane nadležne arhivske službe. Također, s ciljem efikasnijeg obavljanja poslova digitalizirat će se postojeća dokumentacija likvidiranih trgovačkih društava pohranjena na trgovačkim sudovima i time osigurati njena buduća centralizirana pohrana u digitalnom obliku.
Ovim će se osloboditi prostori trgovačkih sudova koji će se prenamijeniti u svrhu proširenja prostornih kapaciteta za održavanje ročišta (pogotovo u velikim stečajnim postupcima). Planira se razviti nacionalni arhivski informacijski sustav i uspostaviti nova usluga „e Arhiv“, u okviru državne informacijske infrastrukture, povezana s postojećim e-uslugama.
Cilj investicije je unaprjeđenje upravljanja dokumentacijom kod tijela javne vlasti, pravosudnog sustava i drugih stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva koje će osigurati odgovorno i transparentno poslovanje. Osigurat će se pružanje usluga tijela javne vlasti i svih drugih stvaratelja gradiva bez obzira na to kojim poslom se bave što će omogućiti veću dostupnost gradiva, zaštitu prava građana. Dodatno, planirana ulaganja doprinijet će smanjenju troškova prostora, opreme i ljudi kod stvaratelja gradiva kao i jačanju njihovih kapaciteta za upravljanje dokumentacijom u digitalnom obliku.
U svrhu postizanja cilja, u sklopu investicije provode se sljedeće aktivnosti:
Razvoj nacionalnog arhivskog informacijskog sustava, uključujući testiranje i migraciju podataka, te razvoj repozitorija za pohranu digitaliziranog gradiva
Jačanje spremišnih kapaciteta u 8 područnih državnih arhiva (za otprilike 80.000 dužnih metara) za preuzimanje trajnog gradiva na papiru.
Jačanje ljudskih kapaciteta održavanjem edukacija za zaposlenike u 19 državnih arhiva i kod pravosudnih tijela kako bi se unaprijedilo upravljanje dokumentacijom u digitalnom okruženju (otprilike 200 zaposlenika).
Sređivanje i odabiranje gradiva na papiru kod pravosudnih tijela (otprilike 120.000 dužnih metara).
Izlučivanje gradiva pravosudnih tijela kojemu su prošli rokovi čuvanja i koje nema vrijednost za poslovanje (otprilike 50.000 dužnih metara).
Digitalizacija odabranog gradiva na papiru koje ostaje u pravosudnim tijelima (otprilike 25.000 dužnih metara) u skladu sa stručnim smjernicama za digitalizaciju arhivskog gradiva i važećom legislativom.

Uvjeti za otvaranje ponuda (Podaci o ovlaštenim osobama i postupku otvaranja)

Javnom otvaranju ponuda smiju prisustvovati ovlašteni predstavnici ponuditelja i druge osobe. Sukladno članku 282. stavak 8. Zakona o javnoj nabavi, pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo članovi stručnog povjerenstva za javnu nabavu i ovlašteni predstavnici ponuditelja. Ovlašteni predstavnici ponuditelja moraju svoje pisano ovlaštenje za prisustvovanje javnom otvaranju ponuda predati članovima stručnog povjerenstva za javnu nabavu.

Dodatne informacije

Javnom otvaranju ponuda smiju prisustvovati ovlašteni predstavnici ponuditelja i druge osobe. Sukladno članku 282. stavak 8. Zakona o javnoj nabavi, pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo članovi stručnog povjerenstva za javnu nabavu i ovlašteni predstavnici ponuditelja. Ovlašteni predstavnici ponuditelja moraju svoje pisano ovlaštenje za prisustvovanje javnom otvaranju ponuda predati članovima stručnog povjerenstva za javnu nabavu.

Tražene depozite i jamstva

Upute za sva jamstva tražena ovom Dokumentacijom o nabavi:
Sva tražena jamstva iz ove Dokumentacije dana u obliku bankovne garancije na poziv mogu biti dostavljena na stranom jeziku izdane od strane banke, međutim u tom slučaju, ponuditelj je dužan priložiti i prijevod na hrvatskom jeziku. Iznos jamstva može biti izražen u valuti različitoj od valute euro. Naručitelj će u tom slučaju, prilikom računanja protuvrijednosti, za valutu koja je predmet konverzije u euro koristiti srednji tečaj Hrvatske narodne banke koji je u primjeni na dan objave ove Dokumentacije o nabavu. U slučaju da valuta koja je predmet konverzije u euro ne kotira na deviznom tečaju u Republici Hrvatskoj, Naručitelj će prilikom računanja protuvrijednosti koristiti tečaj prema listi Izračunatih tečajnih valuta koje ne kotiraju na deviznom tržištu u Republici Hrvatskoj Hrvatske narodne banke koja je u primjeni za mjesec u kojem je dan slanja objave ove Dokumentacije o nabavi.
U slučaju podnošenja zajedničke ponude svaki član zajednice gospodarskih subjekta treba dostaviti garanciju za svoj dio jamstva (proporcionalno vrijednosti obveze člana) ili dostaviti jamstvo koje glasi na bilo kojega člana zajednice ponuditelja (garanta), pod uvjetom da svako dostavljeno jamstvo sadrži jasan i nedvosmislen navod da se radi o jamstvu za ponudu zajednice gospodarskih subjekata s navođenjem svih članova zajednice gospodarskih subjekata. Zbroj svih garancija treba odgovarati iznosu jamstva određenom u ovoj Dokumentaciji o nabavi.
Jamstvo za ozbiljnost ponude:
Gospodarski subjekt je obvezan dostaviti jamstvo za ozbiljnost ponude na iznos 19.000,00 Eura s rokom valjanosti najmanje jednakom roku valjanosti ponude u obliku bezuvjetne i neopozive bankarske garancije naplative od banke na prvi poziv i bez prava protesta ili novčanog pologa na račun Naručitelja. Rok važenja jamstva mora biti sukladan roku valjanosti ponude, odnosno ne smije biti kraći od roka valjanosti ponude (ponuda mora biti valjana najmanje 90 dana od dana otvaranja ponuda). Ponuditelj može dostaviti jamstvo koje je duže od roka valjanosti ponude.
Naručitelj će jamstvo za ozbiljnost ponude zadržati i naplatiti u slučaju:
• odustajanja ponuditelja od svoje ponude u roku njezine valjanosti,
• nedostavljanja ažuriranih popratnih dokumenata sukladno članku 263. Zakona o javnoj nabavi
• neprihvaćanja ispravka računske greške,
• dostavljanja neistinitih podataka,
• nedostavljanja dokaza o ispunjenju posebnih uvjeta za izvršenje ugovora i nedostavljanja dokaza o ispunjavanju uvjeta i zahtjeva koje je potrebno ispuniti sukladno posebnim propisima ili stručnim pravilima, ako su traženi u
dokumentaciji o nabavi,
• odbijanja potpisivanja ugovora o javnoj nabavi
• nedostavljanja jamstva za uredno ispunjenje ugovora o javnoj nabavi.
Javni naručitelj obvezan je vratiti ponuditeljima jamstvo za ozbiljnost ponude dostavljeno u fizičkom obliku u roku od deset dana od dana izvršnosti odluke o poništenju ili potpisivanja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma, odnosno dostave jamstva za uredno izvršenje ugovora o javnoj nabavi, a presliku jamstva obvezan je pohraniti, sve sukladno čl. 217. ZJN 2016.
Ako istekne rok valjanosti ponude naručitelj će tražiti od ponuditelja produženje roka valjanosti ponude i jamstva za ozbiljnost ponude sukladno produženom roku.
Dostavljanje jamstva – bankovne garancije
Traženu bankarsku garanciju, koje u ovom trenutku nije moguće slati i primati kao elektronički dokument, ponuditelji u roku za dostavu ponuda, dostavljaju Naručitelju u zatvorenoj poštanskoj pošiljci na adresu za dostavu ponuda te takva pošiljka sadrži sve tražene podatke, s dodatkom „dio/dijelovi ponude koji se dostavlja/ju odvojeno“. U tom slučaju će se kao vrijeme dostave ponude uzeti vrijeme zaprimanja ponude putem e-oglasnika javne nabave „Narodnih novina“.
• na omotnici treba navesti adresu:
Državni arhiv u Bjelovaru
Trg Eugena Kvaternika 6
43000 Bjelovar
i u donjem desnom kutu omotnice treba biti naznaka
«NE OTVARAJ – DIO PONUDE ZA NADMETANJE»
Evidencijski broj Predmet nabave :JN-2-2026
• na omotnici treba navesti potpuni naziv i adresu ponuditelja radi evidencije prispjelih dijelova ponuda ili u slučaju da je dio ponude dostavljen nakon otvaranja ponuda, kako bi se mogla neotvorena vratiti ponuditelju
• ako omotnica nije zatvorena, zapečaćena i označena kako je navedeno, naručitelj ne snosi nikakvu odgovornost ako se ponuda prerano otvori.
Dijelovi ponude koji se dostavljaju sredstvima komunikacije koja nisu elektronička moraju biti dostavljeni prije isteka roka za dostavu ponuda te se u tom slučaju ponuda smatra zaprimljenom u trenutku zaprimanja ponude elektroničkim sredstvima komunikacije.
Preslik jamstva prilaže se u elektroničkoj ponudi, kao i dokaz uplate jamstva, ukoliko se radi o novčanom pologu.
Jamstvo za ozbiljnost ponude u obliku bankarske garancije dostavlja se u izvorniku kao dio ponude koji se dostavlja odvojeno od elektroničke ponude.
U bankarskoj garanciji mora biti navedeno:
• da je korisnik garancije Državni arhiv u Bjelovaru, Trg Eugena Kvaternika 6. 43000 Bjelovar
• da je Banka upoznata da Nalogodavac podnosi ponudu za predmet nabave: „Opremanje zgrade arhivskog
spremišta Državnog arhiva u Bjelovaru“.
• upisati evidencijski broj nabave: JN-2-2026
• da se garant obvezuje bezuvjetno, neopozivo i na prvi pisani poziv korisnika garancije, bez prava prigovora isplatiti iznos garancije u slučaju:
- odustajanja ponuditelja od svoje ponude u roku njezine valjanosti,
- nedostavljanja ažuriranih popratnih dokumenata sukladno članku 263. Zakona o javnoj nabavi
- neprihvaćanja ispravka računske greške,
- dostavljanja neistinitih podataka,
- nedostavljanja dokaza o ispunjenju posebnih uvjeta za izvršenje ugovora i nedostavljanja dokaza o ispunjavanju uvjeta i zahtjeva koje je potrebno ispuniti sukladno posebnim propisima ili stručnim pravilima, ako su traženi u dokumentaciji o nabavi,
- odbijanja potpisivanja ugovora o javnoj nabavi i
- nedostavljanja jamstva za...

Glavni uvjeti financiranja i načini plaćanja i/ili upućivanje na relevantne odredbe koje ih uređuju

Naručitelj se obvezuje, uredno ispostavljen i ovjeren e račun, platiti u roku 30 dana od dana primitka istog putem sustava e-Račun, doznakom na poslovni račun ponuditelja/člana zajednice gospodarskih subjekata, odnosno podugovaratelja. Ukoliko ugovaratelj određeni dio predmeta nabave ustupi svom podugovaratelju, uz svoj račun obvezno prilaže valjani račun podugovaratelja kojeg je prethodno potvrdio. Priloženi račun naručitelj neposredno plaća podugovaratelju.
Odabrani ponuditelj ispostavlja račun nakon uredne primopredaje i potpisivanja Zapisnika o primopredaji predmeta nabave, kojim se utvrđuje da je roba uredno isporučena, te da kvalitetom odgovara tehničkim specifikacijama iz Dokumentacije o nabavi.
Nema avansnog plaćanja.

Uvjeti izvršenja ugovora

Odabrani ponuditelj je dužan, ugovorne obveze, izvršavati s dužnom pažnjom, učinkovito i savjesno u skladu sa najboljom profesionalnom praksom i prema pravilima struke, u cijelosti u skladu sa uvjetima i zahtjevima propisanim tehničkim specifikacijama u Troškovniku.

Odabrani ponuditelj je dužan sljedeće:

·        dobaviti, dopremiti, montirati odnosno postaviti te staviti u funkciju opremu sukladno Troškovniku, te uputama Naručitelja ili osobe ovlaštene od strane Naručitelja.

·        zaštititi sve plohe kako se iste ne bi oštetile

·        prije dobave te montaže, ako je isto potrebno, prethodno provjeriti prostor s predstavnikom naručitelja te izvršiti izmjere u prostoru.

·        očistiti i zbrinuti otpad nakon završetka ugradnje sukladno propisima primjenjujući pravila odvojenog prikupljanja otpada,

·        po završetku isporuke i mo...

Dodatne pojedinosti o financijskim sredstvima EU-a

Predmet nabave bit će financiran sredstvima iz Nacionalnog programa otpornosti i oporavka - C2.2. R3-I2
„Unaprjeđenje digitalne infrastrukture i usluga javnog sektora razvojem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i jačanjem
nacionalne mreže arhiva“

Opis postupka pravne zaštite

Žalba se izjavljuje u roku od:
- petnaest dana od dana:
1. objave poziva na nadmetanje, u odnosu na sadržaj poziva ili dokumentacije o nabavi
2. objave obavijesti o ispravku, u odnosu na sadržaj ispravka
3. objave izmjene dokumentacije o nabavi, u odnosu na sadržaj izmjene dokumentacije
- deset dana od dana:
a) otvaranja ponuda ako naručitelj nije valjano odgovorio na pravodobno dostavljen zahtjev za dodatne informacije, objašnjenja ili izmjene dokumentacije o nabavi, kao i na postupak otvaranja ponuda
b) primitka odluke o odabiru ili poništenju, u odnosu na postupak pregleda, ocjene i odabira ponuda ili razloge poništenja.

Žalitelj koji je propustio izjaviti žalbu u određenoj prethodnoj fazi nema pravo na žalbu u kasnijoj fazi postupka za prethodnu fazu.
Sukladno članku 405. stavku 2. ZJN-a žalba se dostavlja elektroničkim sredstvima komunikacije putem EOJN RH.
Napomena: Sukladno članku 403.a žalitelj je u svim postupcima nabave prije izjavljivanja žalbe na sadržaj poziva na nadmetanje, dokumentaciju o nabavi, sadržaj ispravka poziva na nadmetanje odnosno sadržaj izmjene dokumentacije o nabavi, obvezan upozoriti naručitelja na konkretnu nezakonitost putem EOJN RH najkasnije tijekom desetog dana od dana objave poziva na nadmetanje, objave obavijesti o ispravku odnosno objave izmjene dokumentacije o nabavi. Žalba žalitelja koji izjavi žalbu prije nego što istekne rok od tri dana od kada je naručitelj upozoren na konkretnu nezakonitost, biti će odbačena.